添付ファイルに気を付ける

添付ファイルは情報漏洩の原因の第一歩です。

おおよそ漏れて問題のある内容は、メール本文よりも添付ファイルに記載されていることのほうが多いです。

また、添付ファイルはパスワード付きのzipファイルで暗号化してから送るようにしましょう。

パスワードは事前に取引先の相手とルールを決めておくか、毎回メールでパスワードを送るようにします。

毎回メールを送る際の注意点

毎回メールでパスワードを送る際には、添付ファイルをつけたメールと同じメールに本文に記載してはいけません。

なぜなら、もしそのメールを傍受した第三者がその資料を見ようとしたときに、

一緒に本文にパスワードがついているとそのパスワードで資料を見ることができてしまうためです。

面倒ですが、必ず資料を送信したメールとは別のメールで、パスワードを送るようにしましょう。

可能な限りパスワードルールをあらかじめ決めておく

ただし、この方法だと送信者の自分も面倒ですが、受け取った受信者、つまりお客様や取引先の人も面倒に感じます。

できる事なら、顔を合わせた打ち合わせの際などに事前にパスワードに関するルールを口頭にてやり取りして連絡しておくことをお勧めします。

このように、メールに添付資料を付けておくるだけでも、ビジネスに関するメールの場合は気を使わなければならないことが多くあり、

気になりだすといつまでも気になってしまいます。

その為、チェックリストなどを用意して毎回メール送信前に行う確認事項を決めておくとよいでしょう。

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