宛先に気を付ける

宛先こそ最もメールを送る際に間違えてはいけない要素です。

大事な取引先A社に送るつもりが、競合するB社に資料を送ってしまったりすると一巻の終わりです。

また、やり取りしている取引先が同時に複数あると、返信する際の行を1行間違ったりする事もあり得ます。

連絡先から選択する際に1件間違う事もゼロではありません。

自分が送りたい相手を本当に選択しているか、フルネームで確認しましょう。

初めて送る相手や、久しぶりに送信する相手などはメールアドレスまで確認しても良いほどです。

確認しすぎではありません。

サジェスト機能に気を付ける

メールの連絡先にサジェスト機能(最初の文字を入力すると、

残りの文字を自動で補完してくれる機能)などがついていると、

A社の小田さんに送りたいのに、B社の小田原さんに間違えて送ってしまう(「小田」まで入力後、「原」を自動で補完してしまうケース)等、

本当によくあるケースです。

宛先は最後に書く

宛先は、メールを送信する際に記載する要素、「タイトル」「本文」「資料の添付」の最後に、設定するようにしましょう。

よく送られてきたメールで、そのまま「全員に返信」を選択して、その中に長文を書く人がいます。

それでも問題ではないのですが、ちょっと肘や手があたって思わぬクリックをしてしまったり、

一瞬の間違えたショートカット操作により、待ったなしで相手に送られてしまいます。

面倒でも宛先は最後に入力するようにしたほうがメール誤送信のリスクが大きく減ります。

このように、メールを1つ送る際でも個人メールであれば会話感覚で気軽に送信できていたものが、ビジネスメールになると途端に大変なものになります。

しかしこれらの注意事項は毎回メールを送る際に手間でも確認しておけば、

そのうち身について自然とこれらのチェックを行えるようになりますので、

しっかり身に着け、相手とより良い関係を築いていきましょう。

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